Die Fahrzeugübernahme nicht ausreichend dokumentieren

Warum passiert dieser Fehler so häufig?

Bei der Fahrzeugübernahme möchten die meisten Urlauber nur noch losfahren. Hinter ihnen liegen Einreise, Gepäckausgabe, Shuttlefahrt und möglicherweise eine lange Warteschlange am Schalter.

Die Aufmerksamkeit ist erschöpft, während gleichzeitig ein unbekanntes Fahrzeug, eine fremde Umgebung und die erste Fahrt auf amerikanischen Straßen warten.

Hinzu kommt ein trügerisches Sicherheitsgefühl. Viele Reisende gehen davon aus, dass der Vermieter das Auto vollständig kontrolliert hat und sämtliche Vorschäden zuverlässig gespeichert sind.

Moderne Übergabeverfahren verstärken diesen Eindruck: Statt eines gemeinsamen Rundgangs erhältst Du manchmal nur den Schlüssel, eine Stellplatznummer oder einen digitalen Mietvertrag.

Ein übersehener Vorschaden bleibt jedoch ein übersehener Vorschaden – unabhängig davon, ob die Übergabe persönlich, digital oder kontaktlos erfolgt ist.

Was kann passieren?

Wird nach der Rückgabe eine Beschädigung festgestellt, die nicht als Vorschaden vermerkt ist, kann sie zunächst Deiner Mietzeit zugeordnet werden.

Mögliche Folgen sind:

• eine Belastung der Kreditkarte,
• eine Verrechnung mit der Kaution,
• Rückfragen des Vermieters oder Vermittlers,
• zusätzlicher Schriftverkehr,
• die Einreichung von Unterlagen bei einer Versicherung,
• längere Wartezeiten bis zur Erstattung,
• Streit darüber, ob die Beschädigung bereits vorhanden war.

Selbst eine umfassende Mietwagenversicherung macht die Dokumentation nicht überflüssig. Fotos und Videos ersetzen keine Versicherung, helfen aber dabei, den Zustand des Fahrzeugs zu einem bestimmten Zeitpunkt nachvollziehbar darzustellen.

Nicht nur die auffälligen Karosserieteile fotografieren

Viele laufen einmal um das Auto und fotografieren Türen, Kotflügel und Stoßfänger. Das ist sinnvoll, reicht aber nicht aus.

Kontrolliere auch:

• Dach und Dachkanten,
• Frontspoiler und Unterseite der Stoßfänger,
• Felgen und Reifenflanken,
• Windschutzscheibe und übrige Scheiben,
• Außenspiegel,
• Türgriffe und Ladekante,
• Heckklappe,
• Innenraum und Polster,
• Armaturenbrett und Kontrollanzeigen,
• Kofferraum.

Das Dach ist bei einem SUV, Minivan oder großen Pick-up aus normaler Augenhöhe nur schwer einzusehen. Halte das Smartphone deshalb über Kopfhöhe oder betrachte das Fahrzeug aus etwas größerem Abstand.

Felgen und Windschutzscheibe werden häufig unterschätzt

Felgenschäden sind schnell zu übersehen, besonders bei verschmutzten Rädern oder schwacher Beleuchtung.

Fotografiere jede Felge einzeln und so, dass sowohl Felge als auch Reifenflanke erkennbar sind.

Bei der Windschutzscheibe reicht ein Foto von außen oft nicht. Kleine Steinschläge werden je nach Lichtwinkel erst sichtbar, wenn Du die Scheibe von innen und außen prüfst.

Fotografiere auffällige Stellen zusätzlich aus der Nähe und anschließend noch einmal so, dass ihre Position an der Scheibe erkennbar bleibt.

Den Innenraum nicht vergessen

Auch im Fahrzeuginneren können später Fragen entstehen. Dazu gehören Flecken, Risse, Brandspuren, beschädigte Verkleidungen oder ungewöhnlich starke Verschmutzungen.

Dokumentiere zumindest:

• Vorder- und Rücksitze,
• Fußräume,
• Türverkleidungen,
• Kofferraum,
• vorhandenes Zubehör,
• sichtbare Warnmeldungen im Display.

Kontrolliere außerdem, ob vereinbarte Kindersitze, Gepäckabdeckungen oder andere Zusatzleistungen tatsächlich vorhanden und brauchbar sind.

Tankstand und Kilometerstand fotografieren

Fotografiere das eingeschaltete Armaturenbrett so, dass Tankanzeige und Kilometerstand deutlich lesbar sind. Vergleiche den Tankstand mit dem Mietvertrag.

Steht im Vertrag „Full“, obwohl die Anzeige nur drei Viertel zeigt, solltest Du nicht einfach losfahren. Lass den Wert sofort korrigieren oder schriftlich bestätigen.

Andernfalls kann bei der Rückgabe eine Tankgebühr entstehen, obwohl Du das Fahrzeug mit demselben Füllstand zurückbringst.

Nur Nahaufnahmen reichen nicht

Ein einzelnes Foto eines Kratzers beweist nicht eindeutig, an welchem Fahrzeugteil er sich befindet.

Fertige deshalb immer zwei Aufnahmen an:

1. eine Übersichtsaufnahme, die das Bauteil und die Position zeigt,
2. eine Nahaufnahme, auf der die Beschädigung deutlich erkennbar ist.

Achte darauf, dass auf mehreren Bildern Kennzeichen, Stellplatz oder ein anderes eindeutiges Fahrzeugmerkmal sichtbar sind.

So dokumentierst Du die Fahrzeugübernahme richtig

Beginne mit einem langsamen Video-Rundgang. Starte am Kennzeichen und filme das Fahrzeug einmal vollständig. Bewege Dich ruhig und halte an auffälligen Stellen kurz inne.

Filme anschließend Dach, Felgen, Scheiben und Innenraum. Danach fotografierst Du jeden bereits vorhandenen Schaden einzeln.

Prüfe bei jeder Aufnahme:

• Ist die Aufnahme scharf?
• Ist die Position am Fahrzeug nachvollziehbar?
• Gibt es zusätzlich eine Nahaufnahme?
• Sind Kennzeichen oder Fahrzeugmerkmale dokumentiert?

Fotografiere anschließend das Armaturenbrett mit Tankstand und Kilometerstand. Kontrolliere die Uhrzeit der Aufnahmen. Smartphones speichern normalerweise Datum und Zeit in den Dateiinformationen.

Vergleiche jetzt Deine Beobachtungen mit dem Übergabeprotokoll oder dem digitalen Zustandsbericht.

Fehlende Vorschäden sofort melden

Fehlt ein Schaden im Übergabeprotokoll, melde ihn vor der Abfahrt einem Mitarbeiter und verlange eine Ergänzung oder schriftliche Bestätigung.

Ist niemand erreichbar, darfst Du den Schaden nicht nur für Dich selbst fotografieren. Nutze den im Mietvertrag genannten Kontaktweg, etwa E-Mail, App, Servicenummer oder Schadenformular.

Sende die Meldung sofort und bewahre Versandbestätigung, Screenshots und Antwort auf.

Neue Schäden während der Reise dokumentieren

Tritt während der Reise ein neuer Schaden auf, dokumentiere ihn ebenfalls sofort. Notiere Ort, Uhrzeit und Ablauf.

Bei Unfall, Diebstahl oder Vandalismus musst Du zusätzlich die vertraglich vorgeschriebenen Schritte einhalten. Dazu können die Benachrichtigung der Behörden und die sofortige Meldung an die Assistance gehören.

Fotos und Videos ersetzen auch hier weder Unfallbericht noch Schadenmeldung.

Welche Unterlagen solltest Du aufbewahren?

Bewahre bis zur endgültigen Abrechnung mindestens folgende Unterlagen auf:

• Reservierungsbestätigung,
• Mietvertrag,
• Zustands- oder Übergabeprotokoll,
• Fotos und Videos der Übernahme,
• Nachrichten über gemeldete Vorschäden,
• Tankbelege,
• Rückgabebeleg,
• Fotos und Videos der Rückgabe,
• abschließende Kreditkartenabrechnung.

Lösche die Aufnahmen nicht unmittelbar nach dem Urlaub. Eine Nachbelastung oder Schadenmeldung kann erst später eintreffen.

Dokumentiere auch die Rückgabe

Dokumentiere den Mietwagen nach demselben Muster noch einmal bei der Rückgabe.

Filme das Fahrzeug möglichst auf dem Gelände des Vermieters, fotografiere Tankstand und Kilometerstand und halte den Stellplatz fest.

Bei einer Rückgabe außerhalb der Öffnungszeiten sind diese Aufnahmen besonders wichtig, weil Du das Fahrzeug abstellst, bevor ein Mitarbeiter den Zustand kontrolliert.

Diese wenigen Minuten können später wesentlich wertvoller sein als die schnelle Abfahrt vom Parkplatz.

Checkliste: Ist die Fahrzeugübernahme vollständig dokumentiert?

Markiere jeden Punkt erst, wenn er erledigt ist.

Häufige Fragen zur Dokumentation der Fahrzeugübernahme

Quellen und Hinweise

Die folgenden Anbieterinformationen wurden für die fachliche Einordnung genutzt. Verfahren und Bedingungen können sich ändern. Maßgeblich bleiben immer der konkrete Mietvertrag, das Übergabeprotokoll und die Vorgaben der gewählten Vermietstation.

• Hertz – Accident and Damage
• Hertz – Protection Information und Schadenmeldung
• Avis – Fuel Plans und Kraftstoffgebühren
• Hertz – Digital Vehicle Incident Report
• Enterprise – Vorgehen nach einem Unfall

Liebe Grüße
Sylvia Spleth
Spezialistin für USA-Mietwagen und Rundreisen seit über 30 Jahren

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